個人情報に関する開示等申込み手続き要領

1. 目　的

　この要領は、当社が取扱う個人情報の、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用停止、消去、第三者への提供停止及び利用目的の通知（以下、総称して「開示等」という。）について、当該個人情報の本人または代理人からの申入れに係る手続きを定めるものです。

2. 定　義

(1)個人情報：個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述などによって特定の個人を識別できるもの(他の情報と容易に照合することができ、それによって特定の個人を識別することができることとなるものを含む)をいいます。
(2)保有個人データ：当社が、本人から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求めのすべてに応じることができる権限を有する個人情報をいいます。なお、当社が第三者貯玉保証管理制度でお預かりしている個人情報については、開示等の権限を有していないため保有個人データ開示対象個人情報には該当しません。

3. 適用範囲

　この要領は、当社の「保有個人データ」に適用することとします。

4. 個人情報の開示等に係る対応処理

4.1 開示等に係る問合せ窓口

　当該個人情報の本人または代理人からの、保有個人データの開示等の問合せ窓口は、下記のとおりとします。
◎窓　　口：J-NET株式会社　個人情報相談窓口
◎電　　話：03-6258-1721
◎メール： privacy@j-net-sys.co.jp
◎受付時間：午前10：00～12：00、午後1：00～5：00（土、日、祝祭日、年末年始を除く）

4.2 開示等申込み受付

　保有個人データの開示等の申込みは、本人または正規な手続きによる代理人からのものだけとし、法令の規定によって特別の手続が定められている場合を除き、本人に対し、遅滞なく、当該保有個人データを電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。）の提供も含めて当該本人が請求した方法（当該方法による開示に多額の費用を要する場合その他の当該方法による開示が困難である場合にあっては、書面の交付による方法）によって受付けることとします。
「申込書」の郵送先は、以下のとおりです。

(受付先)〒160-0023
東京都新宿区西新宿六丁目１８番１号
住友不動産新宿セントラルパークタワー
J-NET株式会社　個人情報相談窓口　宛

4.3 開示等申込みの受付処理と通知

　開示等の申込みにあたって、以下のとおり受付処理と通知の処理を行うこととします。

4.3.1 受付処理

(1)開示等の申込み者の確認
　開示等の申込みを受付けるにあたって、本人または代理人（代理人の場合は「委任状」(PMS-102-2)必須）であることを証明していただくために、次のいずれか１点の必要な書類の添付により、確認を行わせていただくとともに、併せて申込み内容の再確認のため、本人または代理人に対して電話による確認を行います。　　　　　　
・運転免許証のコピー
・個人番号カードのコピー
・旅券（パスポート）のコピー
・各種健康保険証のコピー
・各種年金手帳のコピー
・住民基本台帳カード（住所、生年月日の記載のあるもの）のコピー
・在留カードのコピー
・特別永住者証明書のコピー
1. (注1)現在有効なもので、いずれも本人確認書類は、氏名、住所、生年月日が記載されている部分のコピーとします。
2. (注2)法定代理人(親権者、未成年後見人)の場合、「戸籍謄本」が必要です。法定代理人(成年後見人) の場合は、「成年後見登記事項証明書」が必要です。また、委任による代理人の場合は、本人の実印を押した「委任状」と本人の「印鑑証明書」が必要となります。
(2)「申込書」記載内容の確認と補正
　「申込書」について、必要事項が未記入の場合や必要資料が未添付の場合、受付窓口では、本人または代理人へ電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。）、郵送または電話により連絡をし、補正等の対応をすることとします。本人または代理人から的確な回答、必要な書類の提出がない場合は、受付を保留とし、本人または代理人からの連絡待ちとします。なお、本人または代理人へ連絡した日から、１ヶ月以内に回答がない場合は、申込みは失効とします。

4.3.2 手数料

　保有個人データの開示及び利用目的の通知に係わる事務処理手数料実費として、保有個人データ１件当たり１,０００円の定額小為替(こがわせ)証書(郵便局にて購入)を郵送してもらうことにより、手数料をいただくこととします。
　なお､一旦受領した手数料は、原則、返却しないものとします。

4.3.3 開示等の実施と通知

　開示等の申込に対する回答については、原則保有個人データ１件につき、申込み受付から１４日以内に行うことを目標とします。ただし、開示等の申込内容が難解であるなど調査等に時間を要する場合はこの限りではなく、できる限り迅速に実施することとします。以下に実施の方法を示します。

(1)保有個人データの開示の実施と通知
　保有個人データの開示は、申込みのあった内容について本人または代理人に対して電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。）又は書面に開示より、配達証明付き郵便により通知することとします。なお、保有個人データの一部又は全部をできない場合は、その理由等を書面で同様の方法により通知することとします。
(2)保有個人データの訂正、削除等の実施と通知
　保有個人データの訂正、削除等を行った場合、本人または代理人に対してその実施した内容について、電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。）又は書面により、配達証明付き郵便により通知します。なお、保有個人データの一部叉は全部を訂正、削除等できない場合は、その理由等を同様の方法により通知することとします。
(3)開示等できない場合の例示
　次の場合には、開示等できませんので、予めご了承ください。なお、開示等を行わないと決定した場合は、その理由を文書にて通知します。また、開示等行わない場合も所定の手数料を徴収することとします。
1. ①開示等申込みのあった内容が、「保有個人データ」に該当しない場合
2. ②当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
3. ③法令に違反することとなる場合
4. ④本人若しくは第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
5. ⑤その他一定期間内に申込手続き上の不備が是正されない場合など

5. 苦情・相談受付窓口

　当該個人情報の本人または代理人からの保有個人データの開示等の扱いについての苦情・相談については、当社の個人情報保護マネジメントシステムの定めに従い受付、対応処理を行うこととします。
　なお、個人情報に関する苦情・相談の受付窓口は、４．１項の「開示等に係る問合せ窓口」と同様とします。

6. 開示等申込みに関して取得した個人情報の取扱いについて

　開示等申込みにより当社が取得した個人情報は、当該手続きの調査、本人ならびに代理人の本人確認、手数料の徴収、当該開示等に対する回答以外には利用せず、万が一利用する場合は本人の同意を得るものとします。

7. その他保有個人データに関する事項の周知について

(1)当社の個人情報保護管理責任者の所属、役職、連絡先は以下のとおりです。
個人情報保護管理責任者：常務取締役　水谷　富士也
（連絡先）：03-6258-1721
(2)当社が所属する「認定個人情報保護団体」は、一般財団法人日本情報経済社会推進協会であり、受付窓口は以下のとおりです。認定個人情報保護団体事務局
(電　　話) 03-5860-7565
(フリーダイヤル) 0120-700-779

制定日：２００６年４月１日
最終改正日：２０２３年１１月３１日
J-NET株式会社

申込書様式
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◎個人情報開示・利用停止等申込書
◎委任状